Milano, 8 luglio 2016

ISTRUZIONI PER L’EMISSIONE DI ORDINATIVI PER LAVORI, FORNITURE E SERVIZI FINO A 40.000 EURO

(Versione preliminare in via di completamento)

• Verificare l’esistenza del prodotto e/o servizio richiesto in Convenzione Consip; se esiste una Convenzione Consip attiva siamo sempre obbligati ad utilizzarla.

• Se non esiste una Convenzione Consip attiva deve essere prodotta dichiarazione del RUP (fac simile al link…….) e si passa ad utilizzare il Mercato Elettronico della PA (MEPA)

ORDINI INFERIORI A 1.000 EURO

• Per ordini inferiori ai 1000 euro e’ possibile, evitando forme di frazionamento artificioso, procedere ad un ordine diretto di acquisto MEPA (ODA) oppure

FUORI MEPA.

In caso di ORDINE MEPA (ODA):

Ricercare il prodotto per codice del produttore e non del venditore;

Selezionare, di norma, il piu’ economico;

Salvare la videata dell’elenco dei fornitori che propongono il prodotto e procedere con la rda oracle, come al solito;

In caso di ORDINE FUORI MEPA:

1. Richiedere l’offerta utilizzando i fac simili al link…; tutte le richieste di offerta dovranno essere protocollate in uscita, previo invio, una volta compilate e firmate dal RUP, all’indirizzo ordini@mi.infn.it ;

2. Anche tutte le offerte che arrivano dalle ditte dovranno essere protocollate in entrata; le stesse arriveranno all’indirizzo ordini@mi.infn.it.

N.B. Questa facolta’ di fare ordini diretti sotto i 1000 euro, sia mepa che fuori mepa, e’ in realta’ limitatissima perche’ siamo tenuti a controllare che ogni ditta a cui viene fatto questo tipo di ordine non superi i 1500 euro di impegni all’anno per Struttura (per non rischiare di superare la soglia a livello di Ente dei 40000 euro annui).

ORDINI DA 1.000 A 40.000 EURO

· Inviare a ordini@mi.infn.it le informazioni necessarie per l’emissione, da parte del Direttore, della Determina a Contrarre:

- Oggetto acquisto;

- Nominativo RUP;

- Importo presunto a base di gara IVA esclusa;

- Capitolo ed Esperimento;

- Criterio di aggiudicazione: Prezzo piu’ basso (sempre da motivare) / offerta economicamente piu’ vantaggiosa;

- Modalita’ di invidividuazione degli operatori economici da invitare: RDO MEPA / AVVISO A MANIFESTARE INTERESSE, FORNITORE UNICO, MOTIVAZIONE DI URGENZA.

• Utilizzare il criterio di aggiudicazione al prezzo piu’ basso nei seguenti casi:

1. Forniture e servizi con caratteristiche standardizzate;
2. Forniture e servizi le cui condizioni sono definite da mercato;
3. Forniture e servizi caratterizzati da elevata ripetitivita’, esclusi quelli di notevole contenuto tecnologico o a carattere innovativo;

Attendere la Determina firmata dal Direttore, prima di procedere con le operazioni relative all’ordine, es. la richiesta del CIG.

Nell’applicazione del nuovo codice e’ prioritaria la RDO MEPA

1. Inserire RDO MEPA aperta a tutti i fornitori iscritti;
2. Nella documentazione amministrativa, oltre alla specifica tecnica, ove necessaria, deve essere inserita - nella riga 1 Denominazione e Parametri campo Richiedi - la dichiarazione ai sensi degli artt. 46 e 47 (link);
3. Se viene utilizzato il criterio del prezzo piu’ basso e’ possibile procedere all’aggiudicazione provvisoria della RDO, cui seguira’ quella definitiva del Direttore e il conseguente inserimento della rda oracle;
4. Se viene utilizzato il criterio dell’offerta economicamente piu’ vantaggiosa e’ necessario chiedere al Direttore la nomina di una commissione indicando 6 nominativi (il RUP invia mail a ordini@mi.infn.it). Verranno individuati 3 nominativi tramite sorteggio pubblico a cura della Struttura, le cui modalita’ sono in via di definizione;
5. Questi 3 membri di commissione saranno nominati dal Direttore dopo la scadenza del termine per la presentazione delle offerte e aggiudicheranno provvisoriamente la RDO; seguira’ poi l’aggiudicazione definitiva del Direttore. Il RUP potra’ poi procedere con la rda oracle.

Se non e’ possibile utilizzare la RDO MEPA, il RUP produce dichiarazione di non esistenza degli articoli richiesti nel MEPA (vedi fac simile al link….)

1. Il RUP compila l’avviso a manifestare interesse (vedi al link…..) e lo invia a ordini@mi.infn.it per la pubblicazione.
2. Noi pubblichiamo sul sito di AC gli avvisi di manifestazione di interesse per almeno 15 gg e notifichiamo al RUP gli avvisi pervenuti.
3. Inviare lettera d’invito a tutti i fornitori che hanno manifestato interesse (fac simile al link)
4. Ricordo che tutte le richieste di offerta dovranno essere protocollate, una volta compilate e firmate dal RUP, all’indirizzo ordini@mi.infn.it :
5. Anche tutte le offerte che arrivano dalle ditte dovranno essere protocollate in entrata, e arriveranno all’indirizzo ordini@mi.infn.it;
6. Se viene utilizzato il criterio del prezzo piu’ basso e’ possibile individuare subito il fornitore e inserire RDA;
7. Se viene utilizzato il criterio dell’offerta economicamente piu’ vantaggiosa e’ necessario chiedere al Direttore la nomina di una commissione indicando 6 nominativi (il RUP invia mail a ordini@mi.infn.it). Verranno individuati 3 nominativi tramite sorteggio pubblico a cura della Struttura, le cui modalita’ sono in via di definizione;
8. Questi 3 membri di commissione saranno nominati dal Direttore dopo la scadenza del termine per la presentazione delle offerte e valuteranno le offerte e aggiudicheranno la RDO.

UNICO FORNITORE AI SENSI DELL’ART. 63 COMMA 2 LETT B), COMMA 3 LETT. B

E’ possibile rivolgersi direttamente ad un unico fornitore quando:

• La concorrenza e’ assente per motivi tecnici;

• In caso di tutela di diritti esclusivi, inclusi i diritti di proprieta’ intellettuale;

• Nel caso di consegne complementari effettuate dal fornitore originario e destinate al rinnovo parziale di forniture o di impianti o all’ampliamento di forniture o impianti esistenti qualora il cambiamento di fornitore obblighi l’amministrazione ad acquisti con caratteristiche tecniche differenti.

In questo caso:

1. Inviare a ordini@mi.infn.it una relazione tecnica indirizzata al Direttore, in cui, vengono spiegati oggetto e motivo della commessa e viene dettagliata la motivazione del fornitore unico; inviare anche le altre info necessarie per la determina a contrarre;
2. Il Direttore valutera’ l’autorizzazione e, in caso positivo, procedera’ alla firma della Determina a contrarre;
3. Ricevuta la Determina a Contrarre, il RUP chiedera’ il CIG e si potra’ partire con la richiesta di offerta, sempre protocollata, e con le altre procedure connesse.

UNICO FORNITORE CON PROCEDURA DI URGENZA AI SENSI DELL’ART. 63 comma 2 punto c)

E’ anche possibile rivolgersi ad un solo fornitore nei casi di estrema urgenza.

Nella misura strettamente necessaria, quando per ragioni di estrema ed oggettiva urgenza derivante da eventi imprevedibili e non imputabili alla stazione appaltante, i termini per le procedure standard non possono essere rispettati (tipico esempio guasto che ferma un impianto).

Seguire la stessa procedura del punto precedente, spiegando nella relazione tecnica le motivazioni per l’urgenza.

Tutta la documentazione correlata si trova ai seguenti link:

Link codice appalti

Link sintesi codice appalti

Link prima circolare interpretativa ente + tabella

Link seconda circolare interpretativa ente

Link FAQ